Przepisy dotyczące tzw. Sygnalistów [ang. Whistleblowing] wynikają z Dyrektywy 2019/1937 Parlamentu Europejskiego i Rady [UE].Zgodnie z jej treścią instytucje publiczne oraz prywatne w Polsce i EU muszą ustanowić własne procedury zgłaszania nieprawidłowości i zasady postępowania z otrzymanymi zgłoszeniami. Co więcej muszą zapewnić, że proces funkcjonuje i jest skuteczny.
Pierwszy wskazany w Dyrektywie termin wdrożenia wytycznych to 17 grudnia 2021 r. Dotyczy on podmiotów publicznych, a także podmiotów prywatnych tj. dużych przedsiębiorstw zatrudniających 250 i więcej pracowników. Mniejsze przedsiębiorstwa (zatrudniające między 50 a 249 pracowników) nowymi przepisami mają zostać objęte do 17 grudnia 2023 r.
Kancelaria Prawa Gospodarczego Koksztys w oparciu o wieloletnie doświadczenia w obszarze Compliance wykonywanych na rzecz klientów instytucjonalnych i dużych przedsiębiorstw działających w sektorze publicznym i prywatnym, wdroży w Państwa organizacji wszystkie niezbędne polityki ochrony sygnalistów, zadba o właściwe zakomunikowanie procedur pracownikom i partnerom biznesowym oraz zapewni właściwą obsługę procesu poprzez dedykowaną i nowoczesną platformę do obsługi zgłoszeń.
W ramach oferty Kancelaria realizuje czynności w zakresie:
ocena kontekstu organizacji i przygotowanie/dopasowanie polityk oraz procedur wewnętrznych do nowych regulacji
utworzenie wewnętrznych, bezpiecznych i poufnych kanałów przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów oraz poinformowanie o nich pracowników i partnerów biznesowych
wdrożenie autorskiej platformy do zarządzania obsługą zgłoszeń zapewniającej pełną anonimowość i zgodnej z przepisami RODO
wskazanie osób odpowiedzialnych za weryfikację zgłaszanych naruszeń
podejmowanie działań wyjaśniających oraz przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnych, zarówno o przyjęciu zgłoszenia jak i o podjętych w związku z nim działaniach, w terminach przewidzianych w przepisach i procedurach
pełna opieka prawna związana z oceną, wyjaśnianiem i zapobieganiem powstałych naruszeń
posępnienie pracownikom i partnerom biznesowym informacji na temat wewnętrznych oraz zewnętrznych możliwości zgłaszania naruszeń
raportowanie do właścicieli firmy [Zarząd, Rada Nadzorcza]
Nasza platforma informatyczna do obsługi zgłoszeń zapewnia:
pełne bezpieczeństwo informatyczne oraz ochronę danych osobowych
prowadzenie wewnętrznego, zaszyfrowanego dialogu na poziomie zgłoszenia
dostęp on-line z każdego dowolnego urządzenia 24h przez 7 dni w tygodniu
możliwość kontaktu telefonicznego w godzinach 8:00-17:00
anonimowy kontakt z sygnalistą za pomocą numeru ID
automatyczne notyfikacje o nowych zgłoszeniach
tworzenie dedykowanych grup odbiorców zgłoszeń np. dział HR, Zarząd, dział prawny
zarządzanie dostępem do zgłoszeń poprzez system uprawnień
umożliwia sortowanie i filtrowanie zgłoszeń wg. typu zgłoszenia, tematyki, statusu
raporty okresowe dla Zarządu/Rady Nadzorczej
możliwość dołączania dokumentów związanych ze zgłoszeniem
Dyrektywa najpewniej będzie rodzić wiele wyzwań dla przedsiębiorców, nie tylko w zakresie odpowiedniego zaplanowania ale i wdrożenia oraz obsługi kanałów przyjmowania zgłoszeń w sposób gwarantujących anonimowość i poufność danych sygnalisty oraz gwarancji właściwego rozwiązania sprawy. Szereg obowiązków związanych z nowymi przepisami stawia przed Zarządami firm wiele pytań w zakresie oceny kontekstu firmy, przygotowania stosownych polityk i procedur, wyboru najlepszych narzędzi, zasobów zapewniających obiektywność i wiedzę merytoryczną w ocenie naruszeń, wdrażania odpowiednich działań zapobiegawczych, zapewnienia komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej czy narzędzi do raportowania.
Warto przemyśleć oraz odpowiedzieć na te pytania nie czekając na grudniowy termin i z wyprzedzeniem wdrożyć odpowiednie rozwiązania. Pozwoli to uniknąć sytuacji sprzed kilku lat, kiedy część przedsiębiorstw odkładała wdrożenie rozwiązań dotyczących RODO do ostatniej chwili, co w konsekwencji spowodowało konieczność poświęcenia większych zasobów osobowych i finansowych na uzyskanie zgodności z przepisami prawnymi.
Zapraszamy do kontaktu podczas którego odpowiemy na pytania, wyjaśnimy wątpliwości, a w przypadku zainteresowania przedstawimy dedykowaną ofertę pomocy.