Menu Zamknij

Korzystanie z samochodów służbowych – monitoring pojazdów – aspekty prawne

Udostępnianie pracownikom samochodów służbowych wiąże się z kilkoma istotnymi aspektami  prawnymi. W związku z rosnącą potrzebą monitorowania kosztów przedsiębiorstw, pracodawcy coraz częściej decydują się na instalację w pojazdach floty systemów monitorujących GPS.

Zasady monitoringu określają przepisy Kodeksu pracy, a także zapisy ustawy o ochronie danych osobowych (UODO) oraz RODO. W problematyce monitoringu i systemów GPS w samochodach floty istotna jest treść artykułów 22³ k.p. oraz art. 22² § 6-10 k.p.

Art. 22³ k.p. kształtuje możliwość stosowania monitoringu GPS wyłącznie w dwóch celach – gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz w celu właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, przy czym podkreślenia wymaga, że oba te warunki muszą być spełnione łącznie (art. 223 § 1 i 4).

Z art. 222 § 6–10 i art. 223 § 4 wynika, że każda forma monitoringu pracownika, w tym związana z przemieszczaniem się samochodu służbowego, jest zgodna z prawem o tyle, o ile została wprowadzona zgodnie z zachowaniem procedury w wskazanej w tych przepisach. Wymóg ten koresponduje z zasadą przejrzystości przetwarzania danych osobowych ustanowioną w art. 5 ust. 1 lit. a r.o.d.o.

Kodeks pracy jednoznacznie wskazuje, że pracodawca ma prawny obowiązek poinformowania pracownika użytkującego pojazd służbowy o zamieszczeniu w nim systemu GPS oraz kamery. Przyjęte
cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu należy zamieścić w regulaminie pracy, układzie zbiorowym lub w obwieszczeniu (w obwieszczeniu – jeżeli brak jest obowiązku ustalenia regulaminu pracy lub objęcia układem zbiorowym).

Pracodawca jest zobowiązany do poinformowania zatrudnionych osób o monitoringu w czasie do 2 tygodni przed jego uruchomieniem. W przypadku nowo zatrudnianych pracowników, stosowna informacja powinna zostać przekazana przed dniem podjęcia obowiązków w ramach stosunku pracy.

Pracodawca zobowiązany jest również do oznaczenia pojazdu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.

Bez wątpienia jednak monitorowanie pracy pracowników stanowi ingerencję w ich prawo do prywatności. Co istotne zgoda pracownika na założenie w aucie kamery czy systemu GPS nie jest konieczna, jeżeli korzysta on z firmowego samochodu jedynie w celach służbowych, natomiast już w przypadku używania pojazdu również w celach prywatnych, konieczne jest umożliwienie pracownikowi wyłączenia urządzenia do monitoringu po godzinach pracy lub w czasie przerw. W sytuacji potrzeby monitoringu całodobowo konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody pracownika.

Z tytułu naruszenia przepisów o dozwolonym monitoringu pracownika, procedury wprowadzenia monitoringu oraz innych wymagań dotyczących przetwarzania danych osobowych pracownika z tym związanych w pierwszym rzędzie określają przepisy ustawy o ochronie danych osobowych z 2018 r., a w zakresie przez nią nieuregulowanym lub z nią sprzecznym ogólne rozporządzenie o ochronie danych.

Ponadto w przypadku wykazania przez pracownika naruszenia jego dóbr osobistych lub poniesienia z tego tytułu szkody może on żądać przed sądem ochrony na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego (w związku z art. 300 k.p.). Zazwyczaj pracownik będzie mógł również skorzystać z prawa do niezwłocznego rozwiązania stosunku pracy z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika na podstawie art. 55 § 11.

Samochody służbowe wykorzystywane są często, za zgoda pracodawcy, do celów prywatnych pracownika. Warto w tym miejscu nadmienić, że z korzystaniem w takim celu z samochodu służbowego związany jest również aspekt podatkowy. Należy pamiętać, że możliwość wykorzystywania auta służbowego prywatnie, na gruncie przepisów podatkowych traktowane jest, jak dodatkowy przychód pracownika. Od 1 stycznia 2022 roku istotnie zmieniły się zasady rozliczania przychodu i podatku dochodowego od osób fizycznych u pracowników, którzy służbowe samochody wykorzystują również do celów prywatnych. Obecnie przy określaniu wysokości ryczałtu, stosowny jest nowy wskaźnik – zamiast pojemności silnika, brana jest pod uwagę moc silnika, z podziałem na do i powyżej 60 kW. Nowe brzmienie art. 12 ust. 2a pkt 1 ustawy o PIT oznacza również  objęcie wprost, niższym 250 zł ryczałtem, udostępnienia pracownikowi do celów prywatnych samochodu elektrycznego oraz samochodu napędzanego wodorem.