Menu Zamknij

Jak budować przewagę konkurencyjną w procesie rekrutacji. 

Nowy Rok to dla firm i przedsiębiorców nie tylko wyzwania finansowe ale i operacyjne. Firmy poszukujące rozwiązań szybciej niż zwykle stawiają na automatyzację procesów produkcyjnych czy operacyjnych, w tym rekrutacyjnych. Minimalizując koszty prowadzenia działalności rezygnują także z tradycyjnych dotychczas form przetwarzania i przechowywania dokumentacji, z większą dozą pewności decydują się na ich pełną digitalizację. Jest to także szczególnie ważne w czasach gdy pozyskanie pracownika jest coraz trudniejsze. To zmusza decydentów, szczególnie w działach HR nie tylko do nakładów na budowę atrakcyjnego wizerunku dla potencjalnych kandydatów ale także efektywność procesów rekrutacji. 

Przepisy prawa pracy czy dotyczące ochrony danych osobowych regulują digitalizację dokumentów kadrowych, co znacząco upraszcza codzienną pracę osób zajmujących się procesami HR. “Przepisy prawne określają ramy prawne, w których muszą mieścić się procesy, które automatyzuje nasza aplikacja” – mówi Michał Suwiczak z LightApply, jeden z Twórców aplikacji dedykowanej do obsługi procesów kadrowych w agencjach pracy tymczasowej. “Kluczowe przewagi takiego oprogramowania wynikają z jego elastyczności, bezpieczeństwa danych oraz dostępności. Odpowiednio sparametryzowana aplikacja znacząco przyspiesza pracę, ułatwia przechowywanie dokumentów rekrutacyjnych i kadrowych, daje poczucie właściwego przepływu danych i ich codziennej kontroli” – dodaje.

Firmy, które na co dzień muszą się mierzyć z wysoką rotacją pracowników muszą też korzystać z narzędzi wspomagających ich codzienną pracę, przepływ danych
i dokumentów. To ważne nie tylko dla efektywności wewnętrznego procesu ale także z perspektywy wizerunkowej wobec kandydatów do pracy i pracowników. Firmami mierzącymi się z podobnymi wyzwaniami są także agencje pracy tymczasowej. 

“Najlepszym rozwiązaniem jest przekonać się jak funkcjonuje takie oprogramowanie
i wypróbować je choćby testowo na wycinku procesu przy wsparciu specjalistów naszej firmy. Nie tylko podpowiemy jak wykorzystać optymalnie funkcjonalności aplikacji aby służyła najlepiej potrzebom firmy ale także przeprowadzimy przez jej funkcjonalności w trakcie bezpłatnego okresu testowego” – mówi Jakub Karkocha
z LightApply.

Do programu testowego naszej aplikacji dołączyło już kilka agencji pracy, które wprowadziły dane części swoich pracowników wraz ze skanami dokumentów. 

Wyzwania, które napotkaliśmy u naszych klientów:

  • chaos związany z przekazywaniem informacji (arkuszy excelowych) pomiędzy działami operacyjnymi, rekrutacyjnym i administracyjnym
  • wydłużanie procesów rekrutacyjnych,
  • rosnące koszty rekrutacji,

Diagnozując sposób pozyskiwania nowych pracowników dla naszych klientów doszliśmy do wniosku, że usprawnienie pracy działu HR może nastąpić poprzez centralizację procesów rekrutacyjnych. Niezbędne było wdrożenie modułu rekrutacyjnego ATS (z ang. ApplicantTracking System) – elektronicznego systemu wspomagania rekrutacji. Dostarczona przez LightApply platforma internetowa umożliwia szybkie zarządzanie wszystkimi prowadzonymi procesami rekrutacyjnymi, oraz automatyzuje komunikację z kandydatem. Działy kadr oraz operacyjny potrzebują mieć dostęp do informacji o zrekrutowanych pracownikach, a dokładniej m.in. o przydzielonym im miejscu zamieszkania i projektach (praca u pracodawcy użytkownika), siatce godzinowej, czy ważności dokumentów legalizacyjnych. W tym przypadku zaproponowaliśmy klientom autorski moduł zarządzania kadrą. 

Dzięki ogromnej elastyczności konfiguracji, agencje mogły w procesach rekrutacyjnych umieścić kroki związane z przygotowaniem do przyjazdu oraz legalizacją pracowników zagranicznych. Wcześniej każdy z pracowników agencji prowadził własny arkusz kalkulacyjny albo używał odrębnych narzędzi, a najtrudniejszym wyzwaniem była wymiana informacji. Obecnie wszyscy mogą pracować na tym samym zestawie, aktualnych danych. Z pomocą nowych narzędzi możliwe było znaczne zwiększenie efektywności, procesy związane z obsługą pracowników są odpowiednio kontrolowane, a wszystkie dokumenty pracownicze są zawsze aktualne. Było to szczególnie ważne w przypadku kilkuosobowego sztabu ludzi zarządzającego nie tylko klientami, ale często setką pracowników.

Aktualnie wyzwaniami przedsiębiorców są nie tylko koszty prowadzonej działalności ale także dostępność zasobów ludzkich. Przepisy prawne jeszcze w tym roku będą stawiać przed pracodawcami kolejne wyzwania, dlatego też sprawny i bezpieczny proces rekrutacji będzie dla wielu kluczem do sukcesu w tym obszarze. 

Jakub Pomorski z Koksztys Kancelarii Prawa Gospodarczego oraz Michał Suwiczak, z firmy LightApply