Menu Zamknij

COMPLIANCE a obowiązek posiadania sygnalistów

W dniu 23.10.2019 r. została przyjęta unijna dyrektywa 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii nakładająca na przedsiębiorców i instytucje publiczne obowiązek ochrony sygnalistów. 

Sygnalista (ang. whisteblower) to osoba, która z uwagi na posiadane informacje dokonuje zgłoszenia zauważonych nieprawidłowości. Nieprawidłowości te powinny mieć oparcie w faktach, i polegać na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem a przez to, negatywnie wpływać na interes publiczny. Celem dyrektywy jest zatem, aby w odpowiedni sposób identyfikować i wykrywać takie zachowania a także przeciwdziałać im na przyszłość.

Dyrektywa 2019/1937 wprowadza odpowiednie mechanizmy zgłaszania nieprawidłowości, jednocześnie zapewniając ochronę osobom je zgłaszającym. Na jej gruncie sygnaliści działają na trzech płaszczyznach. Pierwsza z nich to informowanie w sposób publiczny o nadużyciach zauważonych w podmiocie zatrudniającym. Kolejną płaszczyzną informowania o nadużyciach są zewnętrzne kanały mające na celu dotarcie wiadomości do władz publicznych. Ostatnia, trzecia płaszczyzna, związana jest ze zgłaszaniem nadużyć na podstawie wewnętrznych kanałów funkcjonujących u pracodawcy.

Unijny prawodawca jasno określa, kto może zostać uznany za sygnalistę. Do kręgu podmiotów uprawnionych do przekazywania zgłoszeń ustawodawca unijny zalicza osoby, które posiadają status pracownika a także osoby prowadzące działalność gospodarczą na własny rachunek, akcjonariusze oraz wspólnicy spółek prawa handlowego, członkowie organów: nadzorujących, administracyjnych i zarządzających przedsiębiorstwa. Również wolontariusze i stażyści, bez względu na to, czy otrzymują wynagrodzenie, czy nie, mogą zostać sygnalistami. Kategoria osób raportujących działania niezgodne z prawem jest rozciągnięta także na osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców a nawet może zostać rozciągnięta także na osoby wspierające sygnalistę lub pomagające w zgłoszeniu, które mogą doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą (np. rodzina lub współpracownicy zgłaszającego). Wkręgu tym może się znaleźć  także kandydat w procesie rekrutacji oraz osoba, której stosunek pracy z danym podmiotem już ustał (były pracownik). Dodatkową kategorią podmiotów podlegających ochronie prawnej są podmioty prawne stanowiące własność sygnalisty, dla których sygnalista pracuje lub które są w inny sposób powiązane z nim w kontekście pracy.

Implementacja dyrektywy wiąże się zatem z dodatkowymi obowiązkami dla przedsiębiorców i podmiotów publicznych. Dyrektywa obliguje m.in. do:1) ustanowienia wewnętrznych jak i zewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości oraz przyjęcia procedury przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami;2) rejestracji zawiadomień;3) rozpoznania zawiadomienia w rozsądnym terminie; 4) regularnego przeglądu procedur przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami; 5) zapewnienia poufności tożsamości osoby zgłaszającej oraz ochrony sygnalisty przed działaniami odwetowymi.

Kto jest zobowiązany do wdrożenia systemów zgłaszania nieprawidłowości.

Do grupy podmiotów obowiązanych do implementacji systemów zgłaszania nieprawidłowości zalicza się zarówno podmioty z sektora prywatnego, jak i publicznego. Dolną granicą ilościową zatrudnianych pracowników w sektorze prywatnym obowiązującą do wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości jest minimum 50 pracowników. Jednakże pracodawcy z branż podlegający konkretnym unijnym regulacjom prawnym z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu oraz ochrony środowiska są zobowiązani do wprowadzenia systemów sygnalizacji nieprawidłowości niezależnie od ilości posiadanych pracowników. Dla mniejszych podmiotów (zatrudniających od 50 do 249 pracowników) przewidziano możliwość współdzielenia zasobów do przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia postępowań wyjaśniających. Do decyzji krajowych pracodawców pozostało zagadnienie zobowiązania do implementacji wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości przez pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników. W sektorze publicznym obejmującym zarówno administrację samorządową, jak i administrację rządową, zobligowane do implementacji przepisów dotyczących ochrony sygnalistów zostały wszystkie podmioty. W dyrektywie przewidziano możliwość zwolnienia z obowiązku wdrażania systemów zgłaszania nieprawidłowości dla gmin liczących mniej niż 10.000 mieszkańców oraz podmiotów administracji publicznej zatrudniających mniej niż 50 pracowników. O tym czy wykorzystana zostanie taka możliwość rozstrzygać będzie prawo krajowe.

W pkt. 48 preambuły dyrektywy wskazane jest, że w przypadku podmiotów prawnych w sektorze prywatnym obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń powinien być proporcjonalny do ich wielkości oraz poziomu ryzyka, jakie ich działalność stwarza dla interesu publicznego, jednak obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń powinien zostać nałożony na wszystkie przedsiębiorstwa zatrudniające co najmniej 50 pracowników – niezależnie od charakteru ich działalności – na podstawie obowiązku poboru VAT.

Terminy realizacji obowiązków przewidzianych w dyrektywie 2019/1937.

Generalną datą graniczną w kontekście wdrożenia dyrektywy 2019/1937 jest termin 17.12.2021 r. Do tego momentu państwa członkowskie zostały zobligowane do wprowadzenia przepisów krajowych niezbędnych do wykonania postanowień nowej regulacji unijnej. Do 17 grudnia 2021 r. Dyrektywa obejmie podmioty sektora prywatnego zatrudniające co najmniej 250 osób oraz co do zasady wszystkie podmioty sektora publicznego. Nieco opóźnione vacatio legistej dyrektywy obowiązuje w przypadku mniejszych podmiotów z sektora prywatnego – zatrudniających od 50 do 249 pracowników. Ci właśnie pracodawcy zobowiązani są wdrożyć regulacje ochronne do 17.12.2023 r.

To Minister Rozwoju, Pracy i Technologii został w Polsce wyznaczony do przeprowadzenia na etapie rządowym prac legislacyjnych mających na celu implementację dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Prace toczą się obecnie w kierunku przygotowania odrębnej ustawy dedykowanej ochronie sygnalistów. W drugim kwartale 2021 r. projekt ustawy ma być poddany konsultacjom publicznym.

Niezależnie od określonych normatywnie terminów implementacji dyrektywy 2019/1937, szybsze wdrożenie rozwiązań w poszczególnych organizacjach pozwoli na przygotowanie ich nie tylko na nieuniknione zmiany legislacyjne, lecz także pozwoli na szybsze ujawnienie działań niepożądanych.