Menu Zamknij

Biała Lista – nowe obowiązki dla przedsiębiorców

1 września weszły w życie przepisy  ustawy wprowadzającej nową listę podatników VAT , która nakłada na przedsiębiorcę obowiązek weryfikacji numerów rachunków bankowych kontrahentów.

Oprócz sprawdzenia statusu rejestracyjnego VAT firmy, przedsiębiorca będzie również kontrolował, czy numer rachunku bankowego na fakturze jest taki sam jak ten w rejestrze. Informacje
o rachunkach bankowych, a także inne dane podatnika, będą przechowywane w nowej bazie danych, tzw. Białej Liście podatników VAT, zarządzanej przez Krajową Administrację Skarbową.

Lista będzie prowadzona w wersji elektronicznej i aktualizowana w trybach dziennych, natomiast podatnicy będą mieć wgląd w informacje o dacie i godzinie weryfikacji konkretnego podmiotu. Biała Lista wg Ministra Finansów ma wspierać weryfikację kontrahentów.

Lista będzie zawierać m.in. numery firmowych rachunków bankowych podatników VAT zgłoszonych do Urzędu Skarbowego. Jeżeli płatności będą dokonywane na konto inne niż wskazane na liście, taki wydatek nie będzie traktowany jako koszt uzyskania przychodu z punktu widzenia PIT / CIT. Ponadto ujawni się wspólna odpowiedzialność za zobowiązania dostawcy dotyczące podatku VAT. Warto więc zweryfikować także poprawność zgłoszonego numeru rachunku bankowego własnej firmy.

Kontrahenci zagraniczni

W wykazie czynnych podatników VAT znajdą się także zarejestrowane w Polsce zagraniczne firmy. W tej jednak sytuacji pojawia się wątpliwość w jaki sposób postępować z wpłatami na zagraniczne rachunki kontrahentów, których nie ma na Białej Liście. Wg znowelizowanych przepisów art. 22p ustawy o PIT i art. 15d ustawy o CIT wynika, że sankcje w podatkach dochodowych będą dotyczyć tylko płatności przelewem „za fakturę wystawioną przez podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny”. W tej sytuacji jeżeli kontrahent zagraniczny nie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT na terenie Polski, nie będzie podlegał przepisom nowej ustawy, a rozliczenia z nim będą mogły być kosztem podatkowym zgodnie z obecnie stosowanymi zasadami.

Kary za płatności dokonane na konto inne niż wskazane na liście

Zgodnie z ustawą wydatki poniesione przelewem na konto bankowe nieuwzględnione na liście nie mogą być traktowane jako koszt uzyskania przychodu. Obowiązek rozliczenia wydatków z wykorzystaniem kont bankowych wymienionych na białych listach dotyczy transakcji o wartości przekraczającej 15 000 PLN [kluczowa tu jest definicja transakcji bowiem w przypadku np. umowy leasingu, nie będzie tu istotna wartość miesięcznej raty, a wartość całej umowy leasingu].

Ponadto płatności na konta nieuwzględnione w wykazie będą skutkować wspólną odpowiedzialnością za zobowiązania dostawcy dotyczące podatku VAT – w wysokości równej podatkowi VAT proporcjonalnie przypisanemu do transakcji.

Powyższe sankcje nie będą miały zastosowania, jeśli podatnik powiadomi naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla sprzedawcy o dokonaniu płatności na konto inne niż wymienione na liście – w terminie trzech dni od daty zlecenia płatności.

Sankcje za nieprawidłowości będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2020 roku.

Co uwzględnić przy wprowadzaniu zmian?

Najlepiej aby nowe przepisy dotyczące Białej Listy zostały zintegrowane z systemem płatności używanym w firmie [system księgowy umożliwiający weryfikację kontrahentów] i wewnętrznymi procedurami rozliczeniowymi.

O ile Ministerstwo Finansów chce przekazać informacje o rachunkach rozliczeniowych podatników VAT instytucjom finansowym takim jak banki czy SKOK-i, o tyle stworzenie po stronie tych instytucji narzędzi, które pozwolą przedsiębiorcom automatycznie weryfikować poprawność rachunku bankowego będzie ich prawem, a nie obowiązkiem, dlatego na docelowe rozwiązania będziemy musieli chwilę zaczekać. W związku z tym stosowanie nowych zasad może wymagać zintensyfikowanej kontroli wewnętrznej i wprowadzenia dodatkowej weryfikacji kontrahentów wewnątrz firmy.

Z perspektywy podatkowej należy pamiętać o dwóch kluczowych aspektach:

  • sprawdzenie, przed wykonaniem płatności (tj. w dniu polecenia przelewu), czy płatność zostanie dokonana na konto bankowe wymienione na liście;
  • po zrealizowaniu płatności sprawdzenie czy dokonano płatności na konta bankowe znajdujące się na liście; aby móc powiadomić naczelnika właściwego urzędu skarbowego o ewentualnych błędach w ciągu 3 dni od daty polecenia przelewu, należy dokonać weryfikacji retrospektywnej tak szybko, jak to możliwe (opóźnione działania mogą skutkować sankcjami).

Powyższe kroki powinny pomóc w zminimalizowaniu ryzyka nałożenia sankcji w wyniku błędów w płatnościach.

Planując prace związane z dostosowaniem się do nowych przepisów, warto pamiętać także o nadchodzących zmianach dotyczących obowiązkowego mechanizmu podziału płatności (Split Payment). Ponieważ mechanizm podzielonej płatności wpływa również na procesy płatnicze, lepiej będzie od razu uwzględnić wprowadzanie obu zmian jednocześnie.

Jakub Pomorski, Dyrektor ds. Rozwoju Biznesu


Jeżeli w Państwa działalności powstały wątpliwości na powyższym gruncie zapraszamy do kontaktu ze swoim dedykowanym zespołem prawnym w naszej Kancelarii, a w przypadku gdy nie są Państwo naszymi Klientami zapraszamy do spotkania się z naszym pełnomocnikiem we wskazanym przez Państwa miejscu na niezobowiązujące i nieodpłatne spotkanie.